Você sabe a importância dos documentos fiscais ?

Os documentos fiscais fazem parte do trabalho diário de todas as empresas, e gerenciá-los corretamente é fundamental para o cumprimento das obrigações fiscais.

No entanto, há um grande problema que muitos empresários e administradores não entendem completamente.

Assim, eles correm o risco de ter problemas com a Receita Federal, que tem diretrizes muito rígidas para a documentação fiscal.

O que são documentos fiscais?

Um documento fiscal é uma declaração emitida com base em qualquer transação entre empresas, autoridades públicas ou pessoas físicas.

Descrevem diferentes tipos de operações, como operações (venda de bens ou prestação de serviços), e certificam que os impostos foram aplicados corretamente.

Desta forma se a sua empresa realiza algum tipo de operação tributável, mesmo que isenta, deverá providenciar a documentação fiscal correspondente.

Documentos fiscais são obrigatórios para empresas e devem ser registrados e guardados.Hoje, a maioria dos documentos fiscais é emitida eletronicamente; alguns até exigem certificados digitais para garantir a proteção de dados.

Qual é a finalidade dos documentos fiscais?

É mais importante como um comprovante de negociações, que podem envolver dinheiro (como comprar de um fornecedor) e outros bens e serviços (como liberar mercadorias de seu centro de distribuição para transporte).

Eles são usados para ajudar os contadores a preparar livros fiscais e apresentar quaisquer contas às autoridades fiscais.

Pode servir como uma pista para saber se o imposto devido (por exemplo, ICMS ou ISS) foi pago corretamente. Esses documentos fiscais também são valiosos em processos judiciais, portanto devem conter a assinatura digital de seu emissor (se o documento foi emitido eletronicamente). Garante a validade jurídica do documento e certifica a validade de seu conteúdo.

Quais são os principais tipos de documentos fiscais?

O sistema tributário no Brasil é bastante complexo, e isso não é nenhuma novidade. O problema é que essa complexidade leva a um baixo nível de compreensão do assunto. Por exemplo, um dos problemas é a falta de padronização de muitos documentos fiscais. Quanto às faturas, distinguem-se consoante o tipo de operação: venda de bens ou prestação de serviços.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

O Projeto Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi desenvolvido, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2005, de 27/08/2005, que atribuiu ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto NF-e.

A integração e a cooperação entre Administrações Tributárias têm sido temas muito debatidos em países federativos, especialmente naqueles que, como o Brasil, possuem forte grau de descentralização fiscal.

Atualmente, as Administrações Tributárias despendem grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre a emissão de notas fiscais dos contribuintes. Os volumes de transações efetuadas e os montantes de recursos movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma proporção, aumentam os custos inerentes à necessidade do Estado de detectar e prevenir a evasão tributária.

Assim, o projeto justificou-se pela necessidade de investimento público voltado para integração do processo de controle fiscal, possibilitando:

• Melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
• Redução de custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições;
• Fortalecimento do controle e da fiscalização.

O projeto possibilitou os seguintes benefícios e vantagens às partes envolvidas:

• Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
• Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
• Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
• Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
• Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais;
• Fortalecimento da integração entre os fiscos, facilitando a fiscalização realizada pelas Administrações Tributárias devido ao compartilhamento das informações das NF-e;
• Rapidez no acesso às informações;
• Eliminação do papel;
• Aumento da produtividade da auditoria através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos;
• Possibilidade do cruzamento eletrônico de informações.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento de existência apenas digital,emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio a consumidor final (pessoa física ou jurídica)em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

A NFC-e substitui a nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2, e o cupom fiscal emitido por ECF. Portanto é utilizada na venda ao consumidor final.

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) visa oferecer uma nova alternativa totalmente eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel utilizados no varejo, reduzindo custos de obrigações acessórias aos contribuintes, ao mesmo tempo que possibilita o aprimoramento do controle fiscal pelas Administrações Tributárias. Possibilita ao consumidor a conferência da validade e autenticidade do documento fiscal recebido, como também propõe o estabelecimento de um padrão nacional de documento fiscal eletrônico, baseado nos padrões técnicos de sucesso da Nota Fiscal Eletrônica modelo 55, todavia adequado às particularidades do varejo.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) é o novo modelo de documento fiscal eletrônico, instituído pelo AJUSTE SINIEF 09/07, de 25/10/2007, que poderá ser utilizado para substituir um dos seguintes documentos fiscais:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

O CT-e também poderá ser utilizado como documento fiscal eletrônico no transporte dutoviário e, atualmente, nos transportes Multimodais.

Podemos conceituar o CT-e como um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma prestação de serviços de transportes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.

O Projeto Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é desenvolvido, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2006, de 10/11/2006, que atribui ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto CT-e.

Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e)

O manifesto eletrônico de documentos fiscais, abreviadamente MDF-e, é um dos documentos fiscais nacionais relacionados ao transporte de mercadorias. É emitido para resumir as operações de frete e, portanto, contém as principais informações sobre seguro obrigatório de viagem e carga. Uma versão digital deste documento foi criada para substituir os dados impressos desatualizados, para facilitar as fiscalizações e melhorar o tempo de inatividade das repartições fiscais. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emissor e aprovada para uso pelo ambiente autorizado.

O MDF-e tem como objetivo reunir os documentos fiscais de transporte das unidades de bens usados em um único documento com validade nacional. Os principais documentos fiscais obrigatórios incluídos nas declarações eletrônicas são a nota fiscal eletrônica (NF-e) e o conhecimento de transporte eletrônico (CT-e). Ao registrar documentos para mercadorias em trânsito, o MDF-e simplifica o processo e padroniza os documentos que o compõem, reduzindo a burocracia associada à movimentação de mercadorias. Assim, os dados ajudam a organizar os documentos, bem como a demonstrar que os itens ou produtos que estão sendo transferidos estão de acordo com os regulamentos.

Quanto tempo os documentos fiscais devem ser armazenados?

Os documentos fiscais devem ser armazenados em torno de 5 anos.

Este é o prazo para auditoria do Fisco, que pode exigi-los para realizar um levantamento completo das movimentações da empresa durante os últimos anos.